ELEMENTOS DEL SECRETARIADO

Aca encuontraras todo lo referente a la asgnatura ELEMENTOS DEL SECRETARIADO.

¿QUÉ ES UNA SECRETARIA?

Ser secretaria es una vocación y profesión no una salida laboral fácil.

Secretaria viene de la palabra Secreto, por las manos de una secretaria circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

– Buena presencia.
– Persona de buen trato, amable, cortés y seria.
– Excelente redacción y ortografía.
– Facilidad de expresión verbal y escrita.
– Persona proactiva y organizada.
– Facilidad para interactuar en grupos.
– Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet
– Brindar apoyo a todos los departamentos.
– Desempeñarse eficientemente en su Área.
– Aptitudes para la Organización.
– Buenas relaciones interpersonales.
– Dinámica  entusiasta.
– Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
– Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.

 FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

– Ser puntual en todas sus actividades de funciones.
– Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
– Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
– Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
– Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
– Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
– Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
– Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.
– Mejora y aprendizaje continúo.

DESEMPEÑO SECRETARIAL

Para ser competente en el ámbito laboral como una buena secretaria, debo estar siempre muy bien presentada puesto que soy la imagen personal, ser una buena persona de buen tacto para hacer lo debido en el momento adecuado con cortesía y amabilidad.

La excelente ortografía y buena redacción son indispensables al desempeñar este cargo al igual que la facilidad de expresión verbal y escrita pues siempre vamos a estar en contacto con personas que esperan una excelente atención, siendo proactiva y organizada para así fácilmente interactuar en grupo.

Brindar apoyo a todos los departamentos es una forma de estar al tanto de todo lo que pasa en una empresa y así manejar una buena relación interpersonal, para tener un buen desempeño se debe ser eficiente en el cargo a ejercer implicando la facultad y la habilidad para trabajar bajo presión.

DEFINICIÓN DE UNA SECRETARIA DE DIRECCIÓN

Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.

Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.

Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.

LABORES DE UNA SECRETARIA

-Agenda del trabajo del jefe.

-Los datos de las reuniones.

-Archivo de documentos.

-Manejo correcto de la correspondencia.

-Atención directa al cliente.

-Atención telefónica al cliente.

-Organización de viajes de negocios.

ASPECTOS ESENCIALES EN EL SER DE UNA SECRETARIA.

ORGANIZACIÓN: debe tratarse de personas metódicas y responsables.

CAPACIDAD DE TRABAJO: Han de poder hacer 3 o 4 cosas a la vez y ad aptándose continuamente a los cambios.

DON DE GENTE: Tiene que ofrecer la mejor imagen posible han de ser amables, comunicativas y capas de relacionarse con todos los compañeros.

DISCRECION: Por las manos de una secretaria de dirección circular asuntos que afectan a todos los departamentos. De ellas espera que mantenga el secreto profesional.

INICIATIVA PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS.

 

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA PARA DESEMPEÑAR BIEN SU ROL.

 

-DISCRECIÓN: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas a demás de todo lo que pasa por tus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.

-PUNTUALIDAD: Ten en cuenta que la puntualidad que es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios o calendarios asignados a cada tarea.

-PACIENCIA: Esta es una indispensable si eres secretaria, enfurecerse jamás a dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera, si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ella.

-ORGANIZACIÓN: Una secretaria debe ser organizada sin excusa. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti en todos los aspectos estar tranquilos de que tendrán el trabajo solicitado en tiempo y en forma. Significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se puedan cumplir.

-LEALTAD: Es otra de las características indispensables para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa que nos damos cuenta de las debilidades de los superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ellos.

-TACTO: Implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y evitar responsabilizarse. EJEMPLO: Un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

-RESPONSABILIDAD: Es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencia ante las visitas y se atiende con puntualidad a los usuarios mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

ETIQUETA

Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.

PROTOCOLO

Viene del griego protocollum y significa ¨ orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.

taller de secretariado

PLEGARIA DE LA SECRETARIA.

AYUDAME SEÑOR:-A tener la capacidad para contestar cuatro teléfonos  amablemente y atender al mismo tiempo dos visitantes mientras escribo la carta que debe estar lista en cinco minutos, aunque tengo la plena certeza que apenas mañana será firmada.

-A no perder  la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que tal cual yo sospechaba estaba en el bolsillo de mi jefe.

-A tener una memoria de computadora para recordar hechos que pasaron sin importancia a mi jefe hace mucho tiempo y que según él estoy obligada a recordar fácilmente.

-A tener la sabiduría de varios profesores universitarios, aunque mis estudios hayan sido simplemente secundarios o técnicos.

-A saber dónde está el jefe, que está haciendo y a qué hora volverá, aunque eso no lo sepa nadie y mucho menos su esposa.

-A tener la habilidad de un mago para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después que he dicho no está y de repente él me habla en voz alta.

EXCUSAS DE LA SECRETARIA

-No creí que fuera tan importante.

-Siempre lo hemos hecho así.

-No sabía que urgente.

-Tengo tanto trabajo que no he podido archivar.

-Eso no me corresponde a mí.

-Nadie me dijo que lo hiciera.

-Se me olvidó.

-Estoy esperando que me lo autoricen.

-Lo entregué pero no me acuerdo a quien.

-Espera a que llegue y se lo preguntas.

-Te lo había dicho.

-Para mañana te lo tengo.

-Ese es tu trabajo, no el mío.

-Mi trabajo no es ése.

CLASIFICACIÓN DE LOS TEMAS SECRETARIALES

Las tareas que realiza la secretaria se clasifican de la siguiente manera

1. COTIDIANIDAD: Se refiere a la apertura y clasificación de la correspondencia, manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo de la empresa, planeación permanente de la empresa de la agencia personal y del jefe diaria y semanal.

2. PERIODICAS: Se refiere a la organización de reuniones del personal de los diferentes departamentos de la empresa y ser la interlocutora en el proceso de comunicación de la empresa.

3. OCASIONALES: Preparar y reservar viajes, hoteles, visados o espacios que el jefe o la empresa lo necesiten.

LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA

La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo: en la industria, en el comercio, en las instituciones públicas y privadas.
Cada día, la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola presencia para crear una imagen favorable de su jefe y de su empresa.
Si bien es cierto que hay excelentes secretarias, también debemos reconocer que existen otras que por ciertos detalles negativos, no pueden considerarse como buenos elementos.

Veamos las siete debilidades más frecuentes de algunas secretarias, con la idea de que aquellas que estén decididas a superarse profesionalmente, eviten caer en los mismos errores:

1.- APARIENCIA DESCUIDADA:

Se debe llegar a la oficina lista para trabajar, con toda la apariencia de la secretaria pulcra y elegante que convenció a su jefe a contratarla. Los rizadores, pasadores, pinturas, espejo y demás utensilios similares causan pésima impresión sobre el escritorio.

2.- BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO:

Un buen desayuno es muy recomendable, pero no en el tiempo de la empresa. El intermedio del café debe ser un breve paréntesis para descansar de la rutina y reanimar nuestro espíritu.

3.- ABUSO DEL TELEFONO:

Una gran parte de los negocios o asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se utiliza para asuntos personales, se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución. El uso del teléfono es buen índice que nos permite identificar a las secretarias con criterio y con conciencia de ética profesional.

4.- INDISCRECION:

Comentar con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta de lealtad. Una de las normas vitales por su importancia para una secretaria, es ser leal a su jefe y a la empresa o institución. Mientras seamos miembros de un equipo, debemos luchar por él y defenderlo, de lo contrario perderíamos el respeto de todas las personas que tengan oportunidad de presenciar nuestra actitud.

5.- LA DESCORTESIA:

Ser cortés, representa educación, respeto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que la opinión que los clientes y los visitantes tengan de su jefe y de la compañía, se deberá en un buen porcentaje al trato que usted les brinde.

6.- MURMURACION:

La comunicación es muy importante para toda empresa o institución, pero no debe confundirse con la que se realiza en los grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes o rumores.

7.- ACTIVIDADES AJENAS AL TRABAJO:

 Las rifas, las colectas, ventas de todas las formas son actividades prohibidas para una excelente secretaria, ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias entre el personal de una oficina.

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